50 ei kiitos -viestin sävyä

Rekrytointiviestintä on merkittävä osa työnantajamielikuvan luomista. Surullisen usein rekrytoijat väheksyvät tätä kiireen varjolla. Jokaisen rekrytoinnin kohdalla vastaan tulee vaihe, jolloin hakijalle olisi kommunikoitava ovatko he mukana jatkovaiheissa, vain onko tie tältä osin päätöksessään. Rekrytointiviestintä on paljon muutakin kuin ei kiitos -kirje, mutta keskityn tässä kirjoituksessa vain tähän vaiheeseen.

Työnantajamielikuvaan liittyy tuhat muutakin asiaa kuin yksi hylkäyskirje. Usein se voi kuitenkin olla hakijalle viimeisen ja lähtemättömän mielikuvan luoja. Duunitorin tuoreen rekrytointitutkimuksen mukaan vastuu työnantajamielikuvasta on pääsääntöisesti yhdessä HR:llä ja viestinnällä. Vaikutamme siis jatkuvasti rekrytointiviestinnällämme siihen mielikuvaan, joka hakijoille jää työnhakuprosessin päättyessä.

Hakijat haluavat tietää valinnasta

Lähdetään liikkeelle ikävimmästä skenaariosta; hakija ei saa minkäänlaista ei kiitos -viestiä. Karmea moka! Rekrytoija tekee yrityksen mielikuvan murentumisen lisäksi karhunpalveluksen itselleen. Hakijat luonnollisesti haluavat tietää, mitä heidän hakemukselleen kuuluu. Yksi ottaa puhelimen käteen, toinen laittaa sähköpostia. Kolmas on niin pettynyt, että avautuu asiasta somessa. Pahimmillaan tästä syntyy kunnon social media shit storm.

Seuraava, ja varmasti yleisin tapa on kiinteämuotoinen ei kiitos -sähköposti.

"Kiitos hakemuksestasi. Saimme valtavasti hyviä hakemuksia, ja joudumme tässä vaiheessa ilmoittamaan, että et ole jatkoon päässeiden joukossa. Hyvää kesää!"

OK, nyt hakija on sentään saanut jonkinlaisen vastauksen ja voi siirtyä työnhakuponnisteluissaan eteenpäin. Jos viesti on muotoiltu fiksusti ja ilmoitus lähetetään järkevän ajan sisällä (esim. 2 viikkoa hakemuksen saapumisesta), ollaan täytetty  vain perusodotukset, ei sen enempää.

Työnantaja- mielikuva rekrytoinnin apuna. Lataa työnantajamielikuva-käsikirja

Personoitu kiitosviesti

Personoidulla kiitosviestillä on mahdollista tehdä vaikutus ja jättää hakijaan positiivinen muistijälki. Jos hakijoita on maltillinen määrä, voi olla hyvä ajatus uhrata muutama hetki ei kiitos -viestin tuottamiseen ja nostaa hakijalle jokin yksittäinen asia hänen hakemuksestaan esille. Hakijat arvostavat pientä elettäsi ja muistavat sen seuraavissa työnhauissa, joissa hakija saattaakin olla juuri oikea.

Aina viestin hierojana ei kuitenkaan tarvitse olla rekrytoija, tai edes ihminen. Markkinoille on saapunut järjestelmiä, jotka hyödyntävät tekoälyä personoitujen ja kohdennettujen ei kiitos -viestien lähettämiseen. Yksi tällaisista ratkaisuista on TalentAdoren Virtuaalinen rekrytointiassistentti. Kyseisen järjestelmän palautteenanto-ominaisuus muuntaa rekrytoijan klikkiperusteisen hakija-arvioinnin kohteliaaksi ja rakentavaksi palautekirjeeksi. Palaute kertoo hakijalle, mitä rekrytoija koki hakijan vahvuuksiksi ja mitä kehityskohteiksi. Se ei perustu templateen, vaan tekoäly mahdollistaa sen, että viesti on hakijalle aina yksilöllinen.

Palautteen antaminen tutkitusti parantaa hakijakokemusta ja hakijan halukkuutta suositella yritystä tuttavilleen. Näistä tunnetuista faktoista huolimatta palautetta ei kuitenkaan usein anneta johtuen ajan puutteesta tai siitä, että palauteviestien kirjoittaminen kohteliaasti, hakijaa loukkaamatta, tuntuu liian vaikealta. Näihin ongelmiin on teknologiasta, kuten TalentAdoren palautetyökalusta erityisen paljon hyötyä. Kirjoittamiseen ei tarvitse käyttää aikaa, eikä miettiä, miten palautekirjeen saisi muotoiltua mahdollisimman positiiviseksi ja rakentavaksi. Työkalu tekee nämä puolestasi.  

Videovastaus on henkilökohtainen

Mikäli käytössä on videohaastattelut, löytyy hakijaviestintään luonnolliset työkalut ei kiitos -viestin lähettämiseen videolla. Niin, videolla! Koska "videoputki" on avattu, on vain luonnollista lähettää myös viimeinen tervehdys videolla. Tämä vaatii pientä heittäytymistä, mutta hakija arvostaa tätä vuorenvarmasti. Video voi olla yleismuotoinen eikä sitä välttämättä tarvitse edes nauhoittaa uudelleen jokaisen rekryn kohdalla.

Jos haluaa viedä hakijakokemuksen aivan uudelle tasolle, kannattaa nauhoittaa oma videoviesti jokaiselle videohaastatteluvaiheeseen edenneelle. Se voi kuulostaa työläältä ja liian intiimiltä, eikä esimies tai HR halua siihen välttämättä ryhtyä. Mutta kun siitä tunteesta pääsee yli ja saa ei kiitos -videon purkitettua, jää varmasti sekä organisaationa että haastattelijana positiivisesti hakijan mieleen.

Ei muuta kuin rohkeasti kokeilemaan seuraavassa rekryssä, ehkä sinut palkitaan positiivisella hakijapalautteella!

Kiinnostaako sinua muiden hakijoiden kokemukset videohaastattelusta osana työnhakua? Lataa tästä ilmainen e-kirja, johon haastattelimme työnhakijoita: 

Hakijatutkimus - Työnhakijat & videohaastattelu