Pienen yrityksen rekrytointi on kaaosta

Kuvittele, että yrityksessäsi on markkinointikoordinaattorin paikka avoinna. Yrityksessänne ei vielä ole rekrytointiosastoa tai yksittäistä henkilöä, joka olisi vastuussa uuden henkilön palkkaamisesta ja perehdyttämisestä, joten rekrytoinnin hoitaminen valuu sinun vastuullesi. Luonnollisesti kaikkien jo olemassa olevien työtehtäviesi lisäksi. Hiot työpaikkailmoituksen ja julkaiset sen omissa kanavissanne, jonka lisäksi pyydät markkinointiosastolta apua, jotta saatte ostettua ilmoitukselle näkyvyyttä sosiaalisen median kanavissa.

Tähän asti kaikki on ollut helppoa.

Teillä on tarve työntekijälle ja tiedätte mitä haette, mutta sitten alkaa kaaos. Markkinoinnin osaajia näyttääkin olevan vapailla markkinoilla paljon ja sähköpostisi tulvii hakemuksista. Hakemusten otsikot poikkeavat toisistaan ja uppoavat muiden sähköpostien joukkoon. Yrität hallita kaaosta kansioimalla työpaikkahakemukset sähköpostiisi tiettyyn kansioon, muttet ole aivan varma saitkohan nyt kaikki siirrettyä. Käyt koko postilaatikon muutamaan otteeseen läpi – ihan vain varmuuden vuoksi. 

Hakuaika päättyy ja teidän yrityksessänne on erityisen tärkeää, että uusi tulokas sopii joukkoonne. Tämän vuoksi haluat, että ainakin nykyiset markkinoinnin tekijät sekä toimitusjohtaja osallistuvat rekrytointiin. Sukellat takaisin sähköpostiisi ja lähetät tulleet hakemukset kaikille rekrytointiin osallistuville. Jäät odottamaan kollegoidesi kommentteja, jotta pääset keräämään ne Excel-taulukkoon. Kun Excel on valmis, joku kollegoistasi haluaa muuttaa arviotaan, sillä ei ollutkaan ihan varma järjestyksestä.

Tässä vaiheessa puhallan pelin poikki. Olen itse kokenut tämän skenaarion, ja tiedät varmasti mistä puhun. Olet kuluttanut useita tunteja aikaa rekrytointiin ennen kuin olet saanut yhtäkään hakijaa haastateltua tai sinulla on mitään käsitystä persoonasta hakemuksen takana.

Kaaoksesta sulavaan virtaan

Meillä on onni olla tekemisissä useiden yritysten rekrytoinnin kanssa ja saamme kuulla alan uusimmat tuulet ensimmäisten joukossa. Olemme viettäneet useita tunteja keskustellen asiakkaidemme haasteista rekrytoinneissa, ja huomasimme, että kaiken tämän teknologian kehityksen keskellä pienet yritykset joutuvat edelleen uimaan vastavirtaan. Heille ei ole sopivia rekrytointityökaluja tarjolla.

Tai ei ainakaan ennen ollut. Kaiken tämän kartuttamamme kokemuksen ja keskusteluiden seurauksena halusimme kehittää erityisesti pienen ja keskisuuren yrityksen tarpeisiin istuvan kevyen rekrytointityökalun, joka poistaa kaiken yllä kuvatun ajan haaskauksen. Lähdimme siitä oletuksesta, että rekrytointi on pystyttävä hallinnoimaan yhdestä työkalusta ja työhakemukset on pystyttävä vastaanottamaan samaan paikkaan, josta koko yrityksen henkilöstö pääsee niitä halutessaan arvioimaan. Kaaoksesta on päästävä sulavasti virtaavaan rekrytointiprosessiin, joka on huomattavasti mielekkäämpää paitsi sinulle rekrytoijana, mutta myös hakijoillesi, jotka innokkaana odotavat vastaustasi ja rekrytointiprosessin etenemistä. Ei kenelläkään ole koko päivää aikaa odottaa!

Videot osana työnantajamielikuvan rakentamista

Videot ovat edelleen rekrytoinnin sydän, sillä mistä muustakaan rekrytoinnissa olisi kyse kuin ihmisestä ja vuorovaikutuksesta. Luonnollisesti sinä haluat nähdä hakijasi ennen näiden kutsumista kasvokkain haastatteluun, mutta myös hakijasi haluavat nähdä sinut ja tiimisi! Tämän takia lisäsimme mahdollisuuden liittää työnantajavideo jo työpaikkailmoituksen yhteyteen. Kommunikointi hakijan - eli mahdollisen tulevan kollegasi kanssa - alkaa siitä hetkestä, kun hän näkee ilmoituksen ja päätyy lukemaan avoimen tehtävän kuvausta. Videoiden avulla annat yrityksestäsi modernin kuvan ja pääset rakentamaan työnantajamielikuvaa helposti. Vanha kliseekin sanoo kuvan kertovan enemmän kuin tuhat sanaa. Videolla kerrot sitäkin enemmän.

Yritykset ovat kokemamme perusteella kokeneet suuren hakijajoukon seulomisen haastavaksi ainoastaan hakemusten perusteella. Tarina kertoo eräänkin tehtaanjohtajan heittäneen työhakemuspinosta puolet roskakoriin saatesanoin: "Me ei haluta töihin sellaisia, joilla on huono tuuri." 

"Me ei haluta töihin sellaisia, joilla on huono tuuri."

Ottamatta kantaa tarinan todenperäisyyteen, on myönnettävä, että kymmenien tai joissain tapauksessa satojenkin hakemusten seulominen on työlästä. Mitä jos kaikkien hakemusten läpikäynti olisikin huomattavasti helpompaa ja kasvottomat hakemukset saisivat persoonallisuuden videoiden avulla? Hakijoille tämä on huomattavasti parempi tapa erottua joukosta ja lisäksi sinä saat paljon monipuolisemman kuvan hakijasta, kun paperin lisäksi sinulla on hakijasta lyhyt esittelyvideo. Tämän vuoksi lisäsimme työpaikkailmoituksen mahdollisuuden kysyä yhden videokysymyksen työhakemuksen jättämisen yhteydessä. Näin esikarsinta on sinulle huomattavasti helpompaa. 

Valitse viisaasti

Ymmärrän sinua, olen tehnyt rekrytointia pienessä yrityksessä oman työni ohella. Olen pyrkinyt viestimään hakijoille rekrytoinnin vaiheista ja huomioimaan heidät samalla kun yritin hallita kaaosmaista prosessia sisäisesti yrityksessämme. Hoidimme rekrytoinnit aina sähköpostin sekä Excelin avulla sillä me emme tienneet vaihtoehdoista. Rekrytointi on suuri investointi ja ansaitsee arvoisensa prosessit sekä työkalut. Kauanko sinä aiot jatkaa oman aikasi haaskaamista?

Jos koet, että seuraavat tekijät nopeuttaisivat yrityksenne rekrytointia, luo tunnukset työkaluumme ja käy testaamassa kuinka se toimii!

• Työpaikkailmoituksen luominen ja julkaiseminen yhdestä järjestelmästä
• Kaikkien avoimien työpaikkojen kokoaminen omille urasivuillenne
• Kevyt hakulomake hakijalle
• Videokysymys hakemuksen yhteydessä
• Kutsu kollegat arvioimaan ja kommentoimaan hakijoita, jolloin kakkien arviot tallentuvat hakijan profiiliin
• Hakijoille viestiminen helposti työkalusta
• Statuksen lisääminen hakijoille rekrytointiprosessin edetessä