Rekrytointijärjestelmän ABC – kaaoksesta hallintaan

Huippuosaajien löytäminen on tullut entistä haastavammaksi. Viime vuosina hakemusten määrä on kasvanut merkittävästi ja vaikeuttanut parhaimpien työnhakijoiden löytämistä.

Miten rekrytoijat voivat varmistaa talenttien löytämisen?

Vastaus löytyy ketterästä rekrytointijärjestelmästä. Rekrytointiärjestelmä tulee apuun, kun hakemukset täyttävät sähköpostin eivätkä Excelin taulukot pysy ajantasalla.

Rekrytointijärjestelmä tunnetaan yleisesti Applicant Tracking System (ATS) -nimellä. Järjestelmän tärkein tehtävä on koota työnhakijoiden tiedot yhteen ja tehdä arvointiprosessista järjestelmällisempi. Hyvä rekrytointijärjestelmä organisoi ja opastaa rekrytoijia rekrytoinnin eri vaiheissa ja auttaa löytämään parhaimmat työnhakijat.

Rekrytointijärjestelmien tärkeimmät edut ovat:

• Saat hakemukset yhteen paikkaan, josta hakijoita on helppo vertailla
• Mahdollisuus arvostella hakijat ja jättää rekrytointiin osallistuville muille rekrytoijille kommentteja hakijasta
• Voit listata hakijat paremmuuden mukaan
• Voit kutsua muita rekrytointitiimiläisiä mukaan hakijoiden arvointiprosessiin
• Voit viestittää hakijalle rekrytoinnin etenemisestä

Mikä on rekrytointijärjestelmän tarkoitus?

Rekrytointijärjestelmä säästää aikaa sekä resursseja ja auttaa löytämään parhaat kandidaatit työnhakijoiden joukosta. Se poistaa sähköpostiin saapuvien hakemusten tulvan ja tekee rekrytoinnista järjestelmällistä. Rekrytointijärjestelmän videohaastattelumahdollisuus tuo esiin hakijan persoonallisuuden kasvottomien hakemusten joukosta.

Lyhennä rekrytointiprosessia

Suurimmat rekrytoinnin haasteet nojautuvat rekrytointitiimin ajankäyttöön. Saadaksesi haluamasi tekijät, rekrytointiprosessin on oltava mahdollisimman lyhyt ja viestinnän on toimittava mahdollisimman aktiivisesti hakijan suuntaan. Parhaimmat ja halutuimmat talentit eivät ole tottuneet odottelemaan vastauksia pitkiä aikoja. 

Rekrytointijärjestelmän etuna on se, että se helpottaa talenttien löytämistä ja hakijoille viestimistä. Itse rekrytointiprosessi on yksinkertainen:

• Kirjoita kiinnostusta herättävä työilmoitus
• Levitä ilmoitusta kaikkialle
• Tutustu kandidaattien hakemuksiin
• Pyydä kiinnostavimmat henkilökohtaiseen haastatteluun
• Arvioi ja tee valinta

Kaikki nämä osa-alueet tulisi  suorittaa mahdollisimman tiiviissä ajanjaksossa.

Rekrytointijärjestelmä ei ole vain hakemusten varastointipaikka

Rekrytointijärjestelmä on paljon laajempi kokonaisuus kuin pelkkä hakemusten säilytysvarasto. Rekrytointijärjestelmä antaa rekrytoijille mahdollisuuden automatisoida tehtäviä ja luoda omia toimintamalleja rekrytoinnin kulkuun. Tämä mahdollistaa muutamalla klikkauksella kandidaattien nopean organisoinnin ja löytämisen kun valinnan aika lähestyy. Arvostelut ja erilaiset luokitusmahdollisuudet helpottavat potentiaalisten kandidaattien merkitsemistä tulevaisuutta varten. Valintavaiheessa hyvät kandidaatit on helppo nostaa esiin ja kutsua varsinaiseen työhaastatteluun.

Millainen yritys tarvitsee rekrytointijärjestelmän?

Viime vuosina työhakemusten määrät ovat olleet kasvussa. Resurssien puute on tuttu monille rekrytointia tekeville, jotka tuskastelevat kandidaattien seulonnassa. Rekrytoijien työmäärä on monilla aloilla jo siinä pisteessä etteivät he kykene seulomaan parhaita kandidaatteja ilman oikeiden rekrytointityökalujen apua. 

Järjestelmien suosio ei kohdistu vain suuriin yrityksiin, sillä myös keskikokoiset ja pienet yritykset tehostavat rekrytointiprosessiaan rekrytointijärjestelmien avulla. Sähköpostiin saapuvat hakemukset sekä Excel-taulukot eivät pysy kasvavien hakemusmäärien vauhdissa. Hakemuksia saattaa tulla niin paljon, ettei niihin kaikkiin pysty tutustumaan.

Olemme kuulleet tarinoita hakemuspinon mielivaltaisesta puolittamisesta, jossa puolet hakemuksista on heitetty roskiin ja jäljelle jääneistä hakemuksista on valittu tuleva työntekijä. Sen halutuimman huippuosaajan hakemus saattoi päätyä roskiin.

Paras rekrytointijärjestelmä

Onnistunut rekrytointi on liiketoiminnan kannalta merkittävä tekijä. Se ratkaisee organisaation tavoitteen saavuttamisen. Rekrytointijärjestelmän valinta on tehtävä huolellisesti, sillä tarjolla on useita erilaisia rekrytointijärjestelmiä moniin eri tarkoituksiin. Parhaan rekrytointijärjestelmän valinnassa ominaisuuslistaukset ovat hyvä lisä, mutta pääpaino tulisi olla helppoudessa. Vaikeasti omaksuttava ja ominaisuuksiltaan laajan järjestelmän oppiminen syö aikaa varsinaiselta rekrytointityöltä. Varmista että saat rekrytointijärjestelmän käyttöösi helposti ja nopeasti, kun sen tarve tulee. Paras rekrytointijärjestelmä on järjestelmä, jota jokainen rekrytointitiimiläinen osaa käyttää ilman opastusta.

Rekrytointijärjestelmä auttaa rekrytointitiimiä säästämään aikaa ja pitämään hakijat järjestyksessä. Rekrytointijärjestelmässä ei ole riskinä vahinkoja, joissa hakijan lähettämä sähköpostihakemus jäisi huomioimatta tai liitteet tallentamatta.

Rekrytointijärjestelmän etu on se, että sen avulla on helppo seurata rekrytointiprosessin etenemistä ja viestitellä hakijoiden kanssa. Rekrytointijärjestelmä tekee rekrytointiprosessista suoraviivaisempaa lyhentäen samalla kokonaisprosessia. 

Valitse huolella, valitse RecRight

Oikean rekrytointijärjestelmän valitseminen voi olla vaivalloista. Järjestelmien lukumäärä voi yllättää ja ominaisuuksia on vaikea arvioida kokeilematta. Valintojen edessä saattaa tuntua helpommalta jatkaa vanhaan malliin Excelillä. Se ei kuitenkaan ole tarpeen, sillä tarjolla on myös yksinkertaisia ja helppoja järjestelmiä. RecRight:in rekrytointijärjestelmä on suunniteltu sellaiseksi. Sen käyttöönotto on nopeaa ja vie aikaa vain muutamia minuutteja.

Me RecRight:issä uskomme vakaasti kehittäneemme helppokäyttöisen rekrytointijärjestelmän. Rekrytointijärjestelmän keskiössä on videomahdollisuus, jossa haastateltava voi pyytää kysymykseen videovastausta. Tällöin rekrytointitiimi näkee heti työnhakijan persoonan kasvottomien hakemusten joukosta.

Kysy lisää, kerromme mielellämme lisätietoja.

Haluatko lukea, mitä työnhakijat ajattelevat videohaastattelusta? Me haastattelimme heitä. Lataa tästä ilmainen e-kirja: 

Hakijatutkimus - työnhakijat & videohaastattelu