Tips för att bygga en hel intervjuprocess på distans

Trots de osäkra tider vi går igenom, så är det fortfarande många företag som rekryterar. Vi ställs nu inför en hel ny sorts av utmaning. Traditionella anställningsintervjuer är för tillfället inte möjligt, och vi vet inte om eller när vi ens kan överväga dem i framtiden. 

Då vi har rekommendationer att stanna hemma, samt för hälsan och säkerheten för både rekryterare och kandidater, så är det bästa alternativet att bygga en hel anställningsprocess på distans.

Att göra så hjälper inte bara i en COVID-19 värld, utan även efter. Vi vet inte hur det nya normala kommer vara, och att ha processen klar för att anställa via distans kan bara gynna dig och dina kandidater, oavsett om du anställer människor i ditt kvarter eller från hela världen.

Vi pratade med Malin Westman, Senior Recruitment Specialist på Volvo Cars, för att lyssna på hennes insikter om en intervjuprocess via distans - här är fyra konkreta tips som du kan implementera i din organisation.

Gör ett urval på dina kandidater genom förinspelade videointervjuer

En bra lösning inför ett urval för alla sorters roller är förinspelade videointervjuer. Speciellt i dessa tider så är videointervjuer viktigare än någonsin. Med förinspelade videointervjuer, så kan du enkelt filtrera ut kandidater tidigt i processen. Denna metod är extra användbar när du har ett stort antal sökande. Du får en bättre uppfattning av någons personlighet genom att se hur de beter sig på video, vilket hjälper dig att hitta dina toppkandidater.

Videofrågor och svar kan bli inspelade var som helst, när som helst. Det gör det enklare för kandidaterna. De kan svara på dina frågor när det passar dem, istället för att komma överens om en speciell tid och plats.

Denna lösning är hjälpsam för både nybörjarroller och högre positioner - låt oss gå igenom ett par exempel för att illustrera detta ännu mer.

Urval för nybörjarroller

När vi frågade om urvalet för kandidater aktuella för en nybörjarroll, så hade Malin Westman från Volvo Cars ett bra exempel att berätta om.

Hon förklarade att för deras Volvo Engineering Student Concept (VESC) program, så fick de runt 350 sökande. De påbörjade att manuellt göra ett urval av kandidaterna genom att se om deras utbildningsbakgrund var relevant för rollen. Efter det första steget, så skickade de videointervjuer till runt 100 av de bästa kandidaterna.

‘’Jag använde Recrights förinspelade videointervjuer i urvalsprocessen innan jag ringde kandidater och schemalade personliga möten eller liveintervjuer. Det är användbart när du har massor av kandidater, och det hjälpte mig att göra mitt arbete mer effektivt’’ förklarar Malin.

Hon fortsätter berätta. ‘’Jag gillade att använda videointervjuer för att du får en personlig blick över dina kandidater, du ser hur dem beter sig och reagerar. Det är inte nödvändigtvis deras svar som är viktigast, utan hur dem hanterar sig själva i denna situation säger en hel del om dem som personer.’’

Enligt Malin, så gör förinspelade videointervjuer hela urvalsprocessen väldigt mycket smidigare. ‘’Tillsammans med sina egna bedömningar, så är videointervjuer verkligen ett bra sätt att genomföra urvalsprocessen på. Och det är inte bara för studenter eller nybörjarroller.’’

Urval för en ledning och högre positioner

Som nämnt, så fungerar förinspelade videointervjuer lika bra för högre positioner, och Malin Westman har en stor erfarenhet inom detta också. I hennes tidigare roll så använde hon videointervjuer för att göra urval inför roller så som säljchefer, VDs, ekonomichefer, processingenjörer och produktionschefer.

Malin förklarar att när hon anställde för VD-roller, så kunde hon ta emot flera ansökningar och det var viktigt för henne som en rekryteringskonsult att ordentligt kolla igenom dessa kandidater. Enligt Malin, så är det viktigt att vara så tydlig som möjligt angående varje steg i anställningsprocessen och kommunicera vikten av varje steg till kandidaterna.

‘’Inför en av VD-rollerna för några år sedan, fick jag nästan 100 ansökningar och massvis av samtal från kandidater. Jag lärde mig att vara tydlig i min kommunikation och säga att jag inte tar emot samtal. Om dem hade snabba frågor, så bad jag dem att skicka ett mail.’’ summerar hon. ‘’Sen förklarade jag syftet med videointervjun’’. Malin säger också att hon gjorde kandidatbedömningar utöver videointervjuerna, så det slutade med att hon bara mötte åtta kandidater i de sista intervjuerna.

Använd liveintervjuer som ett alternativ för en riktig intervju

Ett annat sätt att implementera videointervjuer i din anställningsprocess är genom att ersätta riktiga intervjuer med möten på distans. När du anställer via distans, så måste du återskapa det traditionella mötesrummet i en digital plattform, såsom Google Hangouts, Skype, Zoom och vår plattform Recright, vilket låter dig spela in intervjun för att analysera senare.

Det är en bra idé att fortfarande hantera liveintervjuer likadant som vanliga intervjuer. Så, precis som du brukar göra, förbered frågorna innan och försök att hålla en konversation - det hjälper för att hålla dina kandidater avslappnade. Det är också en bra idé att ta bort alla onödiga distraktioner. Håll dig i ett tyst rum, lägg bort din telefon och ha intervjun på helskärm hela tiden.

Du kan också testa din teknik innan själva intervjun för att bli bekant med ditt verktyg och för att undvika låta tekniska problem störa intervjun. Ha också en plan B ifall något går fel åt båda håll.

Skapa en standardiserad videointervjuprocess

När du börjar att genomföra videointervjuer, så borde målet alltid vara att bygga en konsistent och hållbar rekryteringsprocess med ditt team. På detta sätt, så är det enkelt för nya rekryterare och anställande chefer att förstå hur saker genomförs på ditt företag. Det håller också processen konsistent från kandidatens sida, vilket också skapar en bättre kandidatupplevelse.

Träna dina anställande chefer att använda video

Du kan organisera utbildningar genom distans och spela in alla anställande chefers utbildning som videoklipp så de blir lättare att dela i framtiden. På Recright, till exempel, så satte vi ihop videoguider inför de olika stegen av intervjuprocessen.

Dela intervjutips, de bästa övningarna och intervjufrågor passande för olika roller med alla i ditt företag som är involverade i rekryteringen.

Malin delar ett par användbara frågor de använde när de anställde studenter för VESC-programmet: Varför de vill jobba för företaget, vad de anser att de kan bidra med och hur de samarbetar med andra studenter.

Så, kom på specifika frågor för rollen i fråga, istället för att bara köra på den klassiska ‘’Var ser du dig själv om fem år’’, oavsett vilken roll du anställer för. På det sättet får du värdefull information från dina kandidater och kommer se om dem passar in på den rollen eller inte.

Kommunicera inom din videoplattform

När du kan betygsätta kandidater och skriva kommentarer på samma ställe, så är det enklare att säkra transparens inom det anställande teamet. När hela processen är tydlig och transparent, så kan rekryterare och anställande chefer utmana varandras val och diskutera valen mer detaljerat. Detta resulterar i att minska partiskhet och säkrar rättvisa i anställningsbeslut.

Klargör kandidaternas förväntningar  

Tydlig kommunikation till kandidaterna är alltid viktigt, och det gäller också när du anställer via distans. Dela med kandidaterna att ni gör en hel anställningsprocess på distans och förklara vilka verktyg de behöver, bekräfta att deras ansökan har kommit in och dela en tidslinje och översikt för processen. Håll dina kandidater informerade genom varje steg av processen, och när du är osäker, överkommunicera.

‘’Det är viktigt att regelbundet kommunicera med kandidater under dessa omständigheter, men det är alltid viktigt för mig’’ förklarar Malin. ‘’Jag hör av mig till alla kandidater två gånger under perioden efter de ansökt genom ett automatiskt svar från vårt system. Jag skickar ett mail till alla kandidater för att säga att vi jobbar på det, men inte har ett svar än. I dessa COVID19-tider, så informerar jag dem om vissa rekryteringsprocesser är lagda på is och när det kommer börja igen’’ fortsätter hon.

Det är också en bra idé att förklara syftet med förinspelade videointervjuer. Malin förklarar: ‘’Det är viktigt att introducera videointervjuer på rätt sätt till kandidater, och förklara vad målet för videointervjun är. Jag säger ‘Detta är bara för mig för att få en bättre överblick över vem du är’. Om du beskriver det på ett bra sätt från början, så kommer kandidater förstå meningen och bli mer avslappnade.’’

Även om människor börjar bli mer vana med distansprocesser, så är det aldrig en dålig idé att säkra så kandidater är medvetna om varför saker görs på ett visst sätt.

Skaffa rätt verktyg för rekrytering på distans

Tillslut, för att skapa en smidig rekryteringsprocess på distans och en bättre kandidatupplevelse, så behöver du se till att skaffa rätt verktyg.

Intervjua kandidater

Om du överväger videointervjuer, så behöver du hitta en videorekryteringsplattform som tillåter både förinspelade och liveintervjuer - speciellt om du börjar få många sökande.

"Recright är enkelt att använda och det är bra att du kan använda både live och förinspelade videointervjuer. Det känns som ett modernt verktyg och det integrerar med vårt rekryteringssystem.’’ förklarar Malin.

Om du vill veta mer om vad du kan göra med Recright, så kan du läsa mer om vår produkt här.

Spåra och bedöma kandidater

Det bästa valet är ett verktyg som låter dig att genomföra alla nödvändiga uppgifter inom samma plattform. Till exempel, ha alla relevanta verktyg för att spåra kandidater och kommentera deras ansökningar och framsteg inom samma system är en faktor som kan göra processen smidigare.

Vissa system som Smart Recruiters, en av våra integrationspartners, inkluderar också kandidatbedömning och testverktyg för skickligheter som ofta kan vara användbart när du jämför ansökningar.

Kommunicera med kollegorna

Det är en bra idé att använda en plattform för meddelanden inom företaget såsom Slack för intern kommunikation om rekryteringsprocessen, och kommunicera med kollegor om kandidater direkt på deras videosvar.

När man använder en plattform för meddelanden inom företaget, så är det också lättare att övervaka så att bara de relevanta personerna har tillgång till den informationen om processen, och att konfidentiell information hålls konfidentiell.

Kandidatkommunikation

För att säkra en grym kandidatupplevelse, glöm inte att lägga till något speciellt i din kommunikation med kandidaterna. Till exempel så kan du skicka personliga meddelanden och automatiska meddelanden för generella uppdateringar genom din ATS, eller använda en virtuell rekryteringsassistent som TalentAdores (en av våra integrationspartners) för att skicka meddelanden åt dig.

Håll kandidaterna informerade och medvetna av alla svängar i processen, så kommer deras upplevelse av ditt företag hållas positiv - även om du väljer en annan person för den rollen.

Vill du veta mer?

Om du anställer just nu, eller vet om behov ni behöver senare, så borde du göra det mesta av vår 14-dagars kostnadsfria provperiod och se hur enkelt det är att anställa 100% på distans. Det är enkelt, bekvämt och gratis.

Om du har några fler frågor, tveka in på att kontakta oss för mer information.