Rekrytering via distans - Hur COVID-19 har förändrat rekryteringsprocessen

Nu när den globala ekonomi långsamt börjar återhämta sig, behöver vi ett nytt tänk om hur vi interagerar för att förebygga en liknande situation under pandemin i framtiden. Experter uppskattar att viruset kommer vara kvar i 2 år till, vilket ger oss med inget annat val än att följa strikt social distansering under denna tid.

För att hålla sig aktiv och attraktiv på jobbmarknaden, så behöver arbetsgivare modernisera hela deras rekryteringsstrategi, inom allt från urvalsprocessen till att ge dem en onboarding.

I detta blogginlägg delar vi med oss av våra tankar angående de förväntade effekterna som COVID-19 kommer göra på rekryteringsprocesser, såväl som tips för att hjälpa företag att skapa en videointervjustrategi för att överkomma den sociala distansering som vi måste följa på grund av pandemin.

Klicka för att hoppa till den önskade sektionen

De förväntade effekterna av COVID-19 på jobbmarknaden

3 utmaningar du kan behöva ställas inför när du anställer via distansy

6 fördelar du kommer uppleva när du anställer via distans

En 5-stegs guide till hur man bygger en videorekryteringsprocess för att fortsätta anställa talanger trots COVID-19

De förväntade effekterna av COVID-19 på jobbmarknaden

I maj 2020 gjorde FN en prognos om att runt 195 miljoner kommer förlora sina jobb på grund av COVID-19.

Enligt en S&P Global Market Intelligence-undersökning, kommer flygbolag, bil- och bildelstillverkare, och fossila energiföretag drabbas mest.

Oavsett hur läskigt det kan låta, så kommer inte alla företag bli lika påverkade av de olika åtgärderna och strikta lockdowns.

Faktiskt, så visar det sig att de flesta företag fortfarande anställer nya personer.

De flesta företag fortfarande anställer nya personer

Ta inte vårt ord för det. En live analys (candor.co) visar att majoriteten av företag (59,49%) faktiskt anställer. 32,74% har slutat rekrytera och 7,78% av företag låter personal gå.

Från och med 20 maj 2020, så har analysen avslöjat detta:

Situationen är inte så kritisk som man skulle kunna tro, men ingen sitter helt säkert ännu. Nu när världen långsamt startar om, kommer social distansering vara en norm för ett bra tag framöver och då kvarstår det bara ett alternativ för att anställa nya talanger - att anställa via distans.

Detta är något som inte all HR-personal och team är vana vid, och i många fall kan det vara ett utmanande byte.

3 utmaningar du kan behöva ställas inför när du anställer via distans

Vi har identifierat 3 olika utmaningar som de flesta företag kan behöva ställas inför när man anställer i en COVID-19 era.

Vi börjar med det uppenbara - ingen verklig interaktion.

Ingen verklig interaktion

Ord är inte det enda sättet som vi kommunicerar genom. Vårt kroppsspråk kan också berätta om vem vi är. Detta är en av de många anledningar varför social distansering kan bli ett problem för rekryterare.

För uppenbarliga anledningar, så kan de inte fullt förstå en kandidats personalitet över ett enda telefonsamtal - åtminstone inte rekryterare som ignorerar videorekryteringstaktik. (Mer om detta senare).

Faktiskt så anställde vi vår VD genom enbart videointervjuer! 🎉

’’RecRights nyligen tillsatta VD blev rekryterad 100% via distans. Jag träffade honom bara ansikte-mot-ansikte några veckor efter han blev en del av oss, och han är exakt hur jag förväntade mig. Våra videointervjuer levererade ett riktigt intryck av honom.’’

Saara Saalamo, Marketing Lead, RecRight

Potentiella tekniska svårigheter

Om FN hade deklarerat tillgång till Internet som en mänsklig rättighet (2016), så är inte vi alla jämlika när det kommer till att ha en internetuppkoppling, och en tydlig glipa finns fortfarande mellan I och U-länder. Men lösningar finns.

Om kandidater till exempel inte har tillgång till ett stabilt och obegränsat internet, så är en möjlighet att ge dem internet genom att skicka förbetalda simkort. Det är något som inte kostar mycket pengar och är en ideal lösning som med stor sannolikhet kommer öka dina kandiaters upplevelser från start.

Onboarding kommer vara mer utmanande

När man börjar på ett företag, så brukar nykomlingar naturligtvis börja med att träffa personerna de ska jobba med och intressenter inom de första dagarna. Teamledare och HR-chefer brukar också ofta schemalägga luncher och aktiviteter efter jobbet för att introducera de nya anställda till resten av gruppen.

Tack vare social distansering, så blir det inte mycket av de aktiviteterna. Som en konsekvens så är det mer osannolikt att nykomlingar blir involverade på ett informellt sätt och därför minskar chanserna för en framgångsrik onboarding. Alltså behöver du en noggrann onboarding-plan för distansarbete.

Efter att ha sagt allt det, så kommer anställning via distans också med sina fördelar.

6 fördelar du kommer uppleva när du anställer via distans

Det är säkert

Att anlita via distans betyder att du inte tar några risker för dig själv, dina kollegor eller dina kandidater. Just nu kan vi bara rekommendera att du följer WHO’s rekommendationer och bara träffar kollegor och kandidater om du tycker att det är 100% nödvändigt.

Du får en chans att träda in i dina kandidaters värld - och vice versa

Kommer du ihåg denna BBC-intervju från 2017, som kort blev avbruten när barn klev in i mannen som blev intervjuads kontor?

via GIPHY

Hur roligt det än är, så är det en liten påminnelse om att bakom våra titlar, uppgifter och skickligheter, så är vi människor.

Detta är en av många resultat av pandemin: då vi spenderar mycket tid hemma, så delar vi oundvikligt med oss en större del av vem vi är med våra kollegor.

Detsamma gäller för kandidater som ansöker via distans. Medan du borde hålla samtalet professionellt, inte slösa någons tid och eventuellt glömma viktiga detaljer, så är detta en möjlighet till att möta människor och inte bara deras skickligheter och titlar.

Denna extra smula av personlighet är viktigt som en rekryterare då världen långsamt börjar inse att skickligheter inte är tillräckligt för att rättfärdiga en anställning. I många fall, så är en framgångsrik anställning främst en kulturell matchning för ditt företag.

Det är billigare och mer flexibelt

Detta gäller både dig och dina kandidater.

Att anställa via distans ger dig mer flexibilitet till att genomföra intervjuerna var du än är, och då undvika förseningar och potentiella krockar i schemat för alla som är involverade i rekryteringsprocessen. Dessutom så kommer tiden man sparar genom att undvika pendling resultera i att öka rekryterades produktivitet och då minskar kostnaden per anställning.

Du kan mäta allting

En av många fördelar av att anställa online, är att du kan spåra alla interaktioner med kandidater. Detta är möjligt genom användning an ATS (eller Applicant Tracking System).

En ATS hjälper rekryterare att samla all information om kandidater på ett ställe. Detta främjar samarbete inom anställning, då alla rekryterare som är involverade i anställningsprocessen kan komma åt samma information och därför, positivt påverkar effektiviteten då man gör själva valet av kandidat.

Dessutom kan du genom att mäta varje del av din anställningsprocess, identifiera problem du inte visste om.

Du kan reducera effekten av partiskhet vid rekrytering genom videointervjuer

En strukturerad intervjuprocess via distans kan betydligt reducera partiskhet vid rekrytering, alltså då ge alla kandidater en lika stor chans.

Förinspelade videointervjuer förser konsistens

När du intervjuer en kandidat live, kan rekryterare ibland fråga mer frågor till visa kandidater, vilket för det svårare att utvärdera kandidater rättvist i slutändan. Genom att använda förinspelade videointervjuer, så kommer alla kandidater få samma frågor, i samma ordning.

Videointervjuer gör processen mer transparent

När du använder förinspelade videointervjuer, så sparas alla frågor och svar så alla intressenter kan komma åt dem. Se det som ett bevis om vad som var sagt och inte sagt.

Om man ska vara rättvis, så är detta något som liveintervjuer via video också tillåter, om du spelar in dem. Nyckeln som delar upp dem här är att alla frågor som ställs i en förinspelade intervju är samma, medan liveintervjuer lämnar plats för improvisation.

Detta gör processen mer rättvis för kandidater och reducerar risken för personlig partiskhet så fler personer kan bli involverad i beslutet om att fortsätta vidare med ansökande eller inte. För företags är detta också en sorts sköld för anklagelser från besvikna kandidater.

Du kan dyka ner i global talang

Om tjänsten du ska anställa till tillåter det, så ger rekrytering via distans dig tillgång till en (nästan) oändlig pool av talangfulla personer. Du kan anställda vem som helst, var du än vill. Dessutom behöver du inte oroa dig för tidsskillnader mellan dig och dina kandidater när du använder förinspelade intervjuer.

Nu när du är medveten om de många fördelarna av anställning via distans, så är här vår 5-stegs guide för att göra det bästa utav det.

En 5-stegs guide till hur man bygger en videorekryteringsprocess för att fortsätta anställa talanger trots COVID-19

Har du någonsin försökt att laga en fin middag utan redskap? Eller göra lite trädgårdsarbete utan några verktyg? Om du har det, så vet du att resultatet inte var bra.

Samma. Sak. Med. Rekrytering. Via. Distans.

Om du vill att det ska fungera, så behöver du rätt redskap.

Investera i en dedikerad programvara för videointervjuer

Självklart så kan du luta dig mot verktyg som Zoom och Google Meet för att göra live videointervjuer med utvalda kandidater, men det är:

• Inte skalbart
• Tidskrävande
• Reducerar inte rekryteringspartiskhet
• Inte ideal för att leverera den bästa kandidatupplevelsen

Kalla oss partiska, men vi rekommenderar att du överväger att använda en programvara för videointervjuer, fullt integrerad med en ATS. Detta är nyckeln för rekryterare att:

• Göra en urvalsprocess mer rättvis och snabbare
• Dela intervjuerna med andra intressenter och få andra åsikter
• Handplocka toppkandidaterna att intervjuer live senare

Se ett exempel på processen här.

Hur väljer man rätt plattform för videointervjuer?

Vi rekommenderar att du kollar igenom 5 kriterier när du väljer rätt verktyg för videointervjuer till ditt företag.

• Enkelt att använda: Om plattformen ger dig och kandidaterna en jobbigt upplevelse, kommer det inte att funka. Ge det ett försök och försäkra dig om att plattformen du väljer är både intuitiv och enkel för alla involverade.
• Kundsupport: Medan du själv ska kunna navigera runt i verktyget, så kan du behöva hjälp eller några råd om hur du gör det bästa av din investering. När nya funktioner släpps, borde en snabb kundsupport vara tillgänglig för att visa dig.
• En inbyggd kommentar- och bedömnings-system. När du betygsätter kandidater i din plattform för videointervjuer, så blir kommunikationen genom anställningsprocessen mycket enklare, speciellt när man gör det 100% via distans.
• Mobilvänlighet: Smartphones är den mest använda enheten för videoinnehåll. Vad det betyder är att du behöver försäkra dig om att det videoverktyg du tillslut kommer använda, låter dina användare gå igenom hela processen från en smartphone, utan att behöva ladda ner en app. Både dina kollegor och framtida kandidater kommer uppskatta det.
• ATS-integrerat: Om du använder ett ATS-system, försäkra dig om att det fungerar med ditt verktyg för videointervjuer.

Gör urvalet för kandidater effektivt

Glöm allt om CV.

Visst, de ger massiv av information om kandidater och deras skickligheter, men de flesta CVn kollas inte noggrant igenom av en rekryterare. Faktiskt, så vet vi nu att rekryterare spenderar inte mer än 6 sekunder i genomsnitt på varje CV. Det är inte tillräckligt för att lära sig något om en kandidat. Dock så kan rekryterare lära sig mycket om en kandidat och deras unika personalitet genom att kolla på en 30 sekunders videointervju.

Dessutom framhäver ett CV bara dina skickligheter och titlar. Dem hjälper inte när man försöker rekrytera personer och personaliteter. När man använder ett verktyg för videorekrytering (som RecRight), så kan du göra ett urval av kandidater genom att kolla på deras svar till dina förinspelade frågor och lära dig väldigt mycket mer om vilka de är samtidigt.

’’Det är främst förinspelade videointervjuer som identifierar rätt personer inom abstrakt personlighet och attityd, inte genom att gå in så mycket på deras skickligheter och expertis. Vi har riktiga intervjuer för det. Efter 20 sekunder, har du format en uppfattning av personen.’’

Jonathan Laitala, HR Business Partner at JYSK

Jobba med strukturerade liveintervjuer

När du har handplockat dina toppkandidater, så är du redo att gå över till fasen med liveintervjuer.

När du chattar med kandidater, försök att hålla konversationen så strukturerad som möjligt och följ samma mönster för alla kandidater. Detta är grundläggande för att reducera risken att bli influerad av partiskhet i rekryteringen.

Här är 5 extra intervjutips för att stärka din rekryteringsprocess via distans:

• Schemalägg intervjuer genom att använda verktyg som Calendy. Notera att avancerade verktyg, så som RecRight, också låter dig att schemalägga dina liveintervjuer direkt från din ATS.
• Dela relevant information och din företagskultur, samt hjälp kandidater att visualisera hur det är att jobba för ditt företag. Det är extremt viktigt då 56% av jobbsökare säger att de också diskuterar med fler än 2 företag under en rekryteringsprocess. Om du är på kontoret, visa dem runt.
• Informera kandidater om nästa steg i din anställningsprocess, och återkom direkt när du har relevant information att dela med dig av. Låt dem inte vänta. Vi rekommenderar starkt att du låter kandidaterna veta att du inte kommer fortsätta vidare med dem så fort som möjligt.
• När du använder ett verktyg för videointervjuer, så borde rekryterare skicka med instruktioner till kandidaterna så de vet hur de ska använda det (samt slippa oroa sig om att något ska gå fel). Notera att RecRight automatiskt skickar en guide till ansökande när du bjuder in dem till att delta i en videointervju.
• Var beredd på att svara på frågor om hur ditt företag hanterar COVID-19. Enligt jobpal.ai, så kräver 47% av jobbsökande att få veta mer om hur det företaget de sökt sig till har reagerat på pandemin.

Här är 3 COVID-relaterade frågor som vi tror att det är bra att vara beredd på:

• Vad är era säkerhetsåtgärder mot COVID-19?
• Om en anställd blir sjuk, vad är er plan för att hålla alla andra säkra?
  
• Hur och hur ofta kommunicerar ni om pandemin med era anställda?
•  

Anställ nya kollegor och ge dem en onboarding - via distans

Detta är ditt sista och förmodligen viktigaste steg i din anställlningsprocess via distans.

Med tanke på den nuvarande situationen och de tvivel som myndigheter har, så kan du behöva göra detta via distans ett bra tag till. Det betyder att du behöver ha en stark process och här är vad vi rekommenderar:

• Introducera nykomlingarna till deras kollegor genom ett möte online med allihopa.
• Schemalägg ett möte med deras närmsta chef, dagligen eller veckovis, för att säkra att deras onboarding går bra och att uppgifterna är tydliga.
• Schemalägg onboarding möten för att introducera andra team (och vad dem gör för företaget) till nykomlingarna.
• Organisera informella teammöten och aktiviteter så ofta som möjligt. Att få en onboarding online kan bli ganska ensamt och det kan bli förvirrande utan de vardagliga mötena vid kaffemaskinen med Jan eller Beatrice från ekonomiavdelningen. Ett sätt att lösa detta på är att lägga till ett dagligt kaffesnack i allas schema (det är också en bra anledning till att ta en paus för alla andra!)

Se till att du (och dina kandidater) lyckas

Det var allt. Vi har berättat allt du behöver veta för att kunna driva distansintervjuer framåt, eller i alla fall använda det så länge COVID-19 är en samhällsfara. Då vi inte vet hur länge social distansering kommer hålla i sig, agera redan nu eller så kanske du skrämmer bort kandidater med en kortsiktig process för distansanställningar.

Dessutom, om rekrytering via distans har blivit ett nödvändigt men under pandemin, så är det också något som ditt företag kan dra fördelar av i framtider - med COVID-19 eller inte.

En sak vi vet säkert är att COVID-19 pandemin tvingar oss till att uppgradera sättet vi jobbar på. Det är vad Forbes kallar Framtiden i Arbetet.

Om du letar efter en partner för att stärka din rekryteringsprocess via distans, hör av dig och vi kommer återkomma till dig inom några dagar!